4 phương pháp để chính sách khuyến khích nhân viên đạt được hiệu quả mong muốn

Nếu mức lương công ty đưa ra là công bằng và cạnh tranh so với mặt bằng chung, khi đó các phương pháp nhằm khuyến khích sự phát triển năng lực của từng cá nhân sẽ trở thành một yếu tố cần quan tâm. Nhưng làm thế nào để đạt được điều đó? Vietnamlearning xin giới thiệu một số phương pháp đáng để tham khảo như dưới đây.

Bày tỏ sự tin tưởng vào nhân viên

Có nhiều cách để bày tỏ sự tin tưởng của bạn với nhân viên, ví dụ như: loại bỏ sự kiểm soát, yêu cầu nhân viên lập kế hoạch hay lịch làm việc, hoặc cho cấp dưới đảm nhận một phần việc mà bạn thường giải quyết. Hãy chứng minh sự tin tưởng, và bạn sẽ thấy bất ngờ thú vị về kết quả đạt được. Chỉ cần nhớ rằng nhân viên mà bạn tin tưởng phải hiểu rằng họ chịu trách nhiệm về kết quả, đồng thời phải giám sát và hỗ trợ khi cần thiết.

Để quyền tự quyết cho nhân viên đối với một công việc hoàn chỉnh

Công việc theo mặt lý thuyết lại rất hạn hẹp về mặt chuyên môn. Ví dụ như "Anh hãy làm việc A trong X ngày rồi báo cáo lại cho tôi" hay "Hãy xem lại hồ sơ mời thầu này rồi chuyển cho cô C"… Trên thực tế, điều này chỉ có tác dụng khi nhân viên được xem như một phần của quy trình cơ khí hóa và khi họ không được cấp trên tin tưởng để có thể suy nghĩ, nhận xét hay hành động độc lập. Nhưng chính điều đó lại dập tắt hết động lực thúc đẩy lòng hăng say làm việc của nhân viên. Khi liên tục phải làm những công việc loại này, nhân viên thường luôn càu nhàu, khó chịu và mong mau chóng hết giờ làm việc. Nếu bạn muốn khích lệ những nhân viên đang sẵn sàng đón nhận thách thức mới, hãy giao cho họ một công việc hoàn chỉnh hơn với những trách nhiệm rõ ràng.

Những nhóm làm việc trong các lĩnh vực lắp ráp ô tô, nghiên cứu, lập kế hoạch sản phẩm mới, v.v. là những ví dụ dễ hiểu thế nào là một công việc hoàn chỉnh. Những nhóm này đã được giao trách nhiệm tập thể để lập kế hoạch làm việc, hợp tác với các bộ phận khác trong tổ chức và hoàn tất các nhiệm vụ khác.

Các nhà tâm lý học Timothy Butler và James Waldroop đã thiết kế những công việc phù hợp với "mối quan tâm liên quan đến công việc trong cuộc sống" của nhân viên. Ví dụ, một kỹ sư có năng lực chuyên môn về lĩnh vực cơ khí nhưng lại quan tâm sâu sắc đến việc hướng dẫn có thể sẽ được yêu cầu lập kế hoạch và định hướng cho các kỹ sư mới tuyển dụng. Một nhân viên bán hàng quan tâm đến việc phân tích số liệu có thể được giao nhiệm vụ làm việc với những nhân viên phân tích thị trường của công ty. Tuy nhiên, việc thiết kế công việc chỉ có thể hiệu quả khi một nhà quản lý biết đặt câu hỏi và tập trung lắng nghe những mối quan tâm thực sự của nhân viên.

Đưa ra sự thách thức

Một nhân viên có năng lực khi được giao những nhiệm vụ khó khăn với nhiều thử thách và trách nhiệm hơn thường nỗ lực hết mình để vượt qua và chứng tỏ bản thân. Điều này không chỉ xảy ra ở thực tế nơi làm việc mà cả trong những lĩnh vực khác của cuộc sống hàng ngày.

Nếu có thể, bạn hãy tạo cơ hội cho cấp dưới được tiếp cận với những công việc mới mẻ và đầy thách thức nhằm khuyến khích họ phát huy tiềm năng sáng tạo, xây dựng lòng tự tin và đồng thời đem lại nhiều giá trị hơn cho công ty.

Khuyến khích nhân viên trở thành chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp

Một cách thúc đẩy khác là khuyến khích nhân viên trở thành chuyên gia trong những lĩnh vực mà họ quan tâm đồng thời đem lại giá trị thực sự cho công ty. Mọi phòng ban đều cần những người thạo chuyên môn trong nhiều lĩnh vực như kiểm tra chất lượng, công nghệ thông tin, cải thiện quy trình, kiểm soát tồn kho, các vấn đề ngân sách và nhiều lĩnh vực khác. Sự thành thạo chuyên môn này không nhất thiết liên quan đến công việc toàn thời gian mới đem lại giá trị thực tế cho phòng ban. Chỉ cần có một số nhân viên có kiến thức chuyên môn sâu trong những lĩnh vực then chốt là đã đóng góp rất nhiều cho phòng ban. Và việc cho nhân viên phát triển chuyên môn có thể là làm cho nhân viên cảm thấy tự hào hơn và có cảm giác thành đạt cũng như được nhìn nhận trong công việc: "Xin cảm ơn bài viết về việc tạo điểm chuẩn cho quy trình. Đó là một biện pháp mà chúng ta có thể sử dụng ở đây. Anh có muốn trở thành một chuyên gia về lĩnh vực này không? Một khi đã thành thạo về vấn đề này thì anh có thể hướng dẫn cho những người khác trong phòng ban của chúng ta".

Nguồn: vietnamlearning.vn

“Thổi hồn” vào các cuộc họp

Để điều hành một cuộc họp đòi hỏi khá nhiều kỹ năng, do đó người điều hành không chỉ cần có phản ứng nhanh mà còn không được phép bỏ qua bất cứ nguyên tắc nào, ngay cả việc sắp xếp phòng họp - một nhân tố có thể gây ảnh hưởng mang tính quyết định tới sự thành công hay thất bại của cuộc họp.

Bên cạnh đó, người điều khiển còn đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra sự tiếp nối suôn sẻ trong cả cuộc họp. Với việc xem xét và thực hiện một vài nguyên tắc cơ bản dưới đây, người điều hành có thể tránh được những sai sót thường gặp để đảm bảo được hiệu quả tốt nhất cho mục tiêu đã đề ra trước cuộc họp.

Xác định phạm vi thảo luận một cách cụ thể

Bất cứ cuộc họp nào đều cần có một mục tiêu và càng cụ thể càng tốt. Người điều hành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian giới hạn. Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những người tham dự trước khi cuộc họp được tiến hành. Việc xác định phạm vi thảo luận phải mang tính bắt buộc. Nếu không được ấn định như vậy, cuộc họp có thể kéo dài nhiều giờ mà không đạt được được yêu cầu đề ra, đồng thời cũng để lại ấn tượng xấu cho những người tham dự. Một phương pháp hiệu quả để khoanh vùng cuộc họp: Hệ thống hóa việc thực hiện chương trình nghị sự với những mục tiêu cần đạt tới. Chỉ một vài dòng thông báo với những người có liên quan qua e-mail cũng có thể làm nên chuyện.

Lựa chọn địa điểm tổ chức cuộc họp

Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp. Một trong những sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức cuộc họp trong một căn phòng quá lớn với số người tham dự lại khá hạn chế, điều này sẽ làm cho không gian họp bị loãng và tạo cảm giác trang trọng quá mức. Bạn nên chọn phòng họp phù hợp với số người tham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước trong phòng, bởi đây được coi là “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp.

Tạo bối cảnh

Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng. Lời mở đầu phải tạo được sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cả mọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra. Sau khi mở đầu, người điều khiển phải luôn bắt đầu với những vấn đề quan trọng nhất hay khó xử nhất. Nếu không, những vấn đề này sẽ được xử lý một cách vội vã vào cuối buổi họp và có nguy cơ không đưa ra được bất cứ quyết định nào.

Chú ý tới cấp bậc của những người tham dự cuộc họp

Vai trò của người điều khiển là trung tâm. Anh ta đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặc biệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằng cách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến. Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộc họp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự. Tuy nhiên cần chú ý, tùy theo mục đích của cuộc họp, việc tách riêng người điều khiển và người quản lý có thể có hiệu quả hơn. Ví dụ đối với một cuộc họp sáng kiến, mục tiêu là tìm ra các giải pháp sáng kiến, người điều khiển có chức vụ cao có thể gây ảnh hưởng quá lớn tới việc trao đổi. Ví như: người điều hành đưa ra chủ đề “Bạn nghĩ gì về ý kiến đáng khen này”? Sau đó việc trao đổi sẽ không còn có hiệu quả nữa.

Áp dụng linh hoạt

Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng. Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng một cách cứng nhắc những quy tắc đó. Nói cách khác, hãy để một biên độ cho chính những người tham dự. Chúng ta không thể kiểm soát được hết mọi tình huống trong cuộc họp. Người điều khiển cuộc họp phải biết cách đối phó với những tình huống bất ngờ, đôi khi nên tạo ra sự hỗn độn để làm xuất hiện ý kiến của người này hay người khác. Cần phải luôn luôn cho người tham dự biết rằng họ có trách nhiệm tham gia vào cuộc họp. Nếu không đó sẽ không là một cuộc họp nữa mà nó sẽ biến thành một hội nghị mà chỉ có những người điều hành mới lên bục phát biểu.

Nguồn: vietnamlearning.vn

Khái niệm tối ưu hoá quản lý trong quản trị kinh doanh

Tối ưu hoá quản lý là một nguyên tắc rất quan trọng trong quản trị kinh doanh, bởi điều đó bao gồm việc định hướng, đưa ra những quyết định đầu tư và kế hoạch phát triển tốt nhất trong hoạt động kinh doanh.

Nguyên tắc này không thể tách rời khỏi hoạt động quản lý, xuyên suốt tất cả các quá trình của hoạt động đó, từ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh hay kế hoạch ngắn hạn về sự phát triển của công ty đến việc tổ chức thực hiện các kế hoạch đó, nghĩa là phải giải quyết những nhiệm vụ điều chỉnh kịp thời các quá trình hoạt động của công ty trong nền kinh tế.

Việc xác định phương án, kế hoạch kinh doanh tối ưu và các biện pháp giải quyết những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải thể hiện một cách chặt chẽ về số lượng các mục tiêu phát triển và hoạt động của toàn bộ công ty, các tiêu chuẩn quy định hiệu quả để đạt mục tiêu, cũng như những điều kiện và giới hạn thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, việc tối ưu hoá kế hoạch phát triển quy định trước những thông số về các chỉ tiêu tài chính thích hợp của công ty trong lĩnh vực mình đang phát triển cũng như trong toàn bộ nền kinh tế nói chung.

Trong các khâu cụ thể của hoạt động kinh doanh, việc tối ưu hoá nhằm bảo đảm sự lựa chọn những biện pháp tốt nhất để thực hiện nhiệm vụ. kế hoạch của cả năm tài chính, huy động nguồn vốn dự trữ nội bộ của các chi nhánh công ty, phát huy sáng kiến của từng phòng ban cũng như của từng nhân viên trong công ty. Đồng thời, tối ưu hoá được thực hiện trong phạm vi giới hạn đã được quy định để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hạn mức những nguồn lực sản xuất đã được quy định.

Nguyên tắc tối ưu hoá các hoạt động quản lý là thuộc tính vốn có của bất kỳ hoạt động quản trị kinh doanh nào, được thực hiện một cách tích cực trong tất cả các giai đoạn sản xuất – kinh doanh của công ty. Đây có thể coi là một phương pháp toán học để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Phương pháp này tạo điều kiện nâng cao chất lượng và căn cứ khoa học của các kế hoạch phát triển kinh doanh của công ty.

Trong điều kiện kinh tế thế giới hiện nay, tối ưu hoá là nguyên tắc quan trọng nhất để xây dựng và phá triển hệ thống quản lý tự động hoá. Các phương pháp toán kinh tế và công nghệ thông tin mở ra khả năng rộng lớn để chứng minh cho các phương án giải quyết tốt nhất các nhiệm vụ phát triển kinh doanh hàng năm của các công ty, cũng như lựa chọn các biện pháp thúc đẩy hoạt động cạnh tranh.

Một số lượng lớn những biện pháp chương trình làm đơn giản hoá và giảm nhẹ một cách đáng kể quá trình giải quyết những nhiệm vụ tối ưu hoá, còn hệ thống phân tích để xử lý số liệu và các hộp số liệu tự động hoá thì làm giảm nhẹ việc chuẩn bị những tài liệu kinh tế - kỹ thuật và những tài liệu cần thiết khác để thực hiên các mục tiêu đặt ra của công ty. Trong thực tiễn, những yêu cầu tối ưu hoá có liên quan chặt chẽ với việc chuẩn bị cho đội ngũ các nhà quản lý làm việc với sự hỗ trợ của các phương páhp cần thiết và của các thành tựu công nghệ thông tin hiện đại.

Phân định các cấp độ ủy thác công việc

Trên cương vị một nhà quản lý, chắc hẳn bạn không ngừng suy tính làm sao để điều hành những hoạt động kinh doanh hiện tại cho hiệu quả nhất, trong khi vẫn luôn ấp ủ những ý tưởng cho tương lai. Thực tế cho thấy, các nhà quản lý ngày nay đang oằn vai dưới sức nặng của một khối lượng khổng lồ những công việc, nhiệm vụ của công ty và cả những tham vọng, mơ ước riêng mình. Muốn trút bỏ gánh nặng đó chỉ có một cách duy nhất: ủy thác công việc cho người dưới quyền, cho nhân viên và cho mọi người xung quanh.

Có lẽ bạn đã không ít lần lâm vào tình thế khó khăn hay bế tắc chỉ vì bạn muốn tự mình quán xuyến hết thảy công việc. Và mọi thứ còn trở nên tồi tệ hơn khi bạn phát triển sản xuất hay mở rộng kinh doanh, bởi vì cho dù có “ba đầu sáu tay”, bạn cũng không thể vừa đảm đương tất cả công việc hiện tại, vừa bắt tay vào dự án mới đang từng bước được khởi động. Lúc này bạn sẽ cần đến một kỹ năng thực sự chứng minh bản lĩnh nhà quản lý của bạn, đó là kỹ năng uỷ thác công việc – một trong những kỹ năng thiết yếu của các nhà quản lý. Uỷ thác công việc hợp lý có khả năng giúp nhà quản lý giải quyết được bài toán về tính hiệu quả của công việc hiện tại và thành công của những chiến lược mới trong tương lai, đồng nghĩa với việc bạn đã tự giải phóng mình để đầu tư thời gian một cách hiệu quả hơn cho công việc và cuộc sống của mình.

Trước khi tìm hiểu về vấn đề này, bạn cần phải hiểu rõ quy trình uỷ thác diễn ra như thế nào, công việc, nhiệm vụ nào cần uỷ thác, uỷ thác cho ai, khi nào sẽ uỷ thác và những việc cụ thể cần làm, sau khi uỷ thác nhà quản lý phải làm những gì và làm như thế nào... Trả lời những câu hỏi trên không khó khăn chút nào, chỉ cần bạn dành đôi chút thời gian để suy nghĩ về việc uỷ thác, làm cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với nhân viên các kết quả mà bạn mong đợi, đồng thời chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được giao cũng như thoả thuận trước về các qui trình báo cáo, phản hồi, đánh giá. Trên thực tế, điều bạn cần quan tâm nhất chính là việc lựa chọn phương pháp uỷ thác hiệu quả nhất.

Nếu muốn làm chủ toàn bộ những kỹ năng uỷ thác và để hoạt động uỷ thác công việc được hiệu quả nhất, bạn cần biết rõ sự khác biệt của 5 hình thái uỷ thác phổ biến nhất dưới đây:

1. Uỷ thác đại diện

Ở mức độ này, bạn chỉ cần yêu cầu ai đó đại diện cho bạn. Hình ảnh “người đại diện” lần đầu xuất hiện từ thời La Mã, khi một viên trung úy được chọn để làm người phát ngôn nhân danh vị tướng La Mã. Việc lựa chọn một ai đó đại diện cho mình sẽ đem lại nhiều lợi thế rõ rệt cho bạn và cả cho người đại diện của bạn, bởi vì anh ta sẽ có cảm giác đón nhận những công việc mới ngoài phạm vi quyền hạn của mình.

2. Uỷ thác chỉ định

Tăng dần theo mức độ, chúng ta đến với Uỷ thác chỉ định. Đây là thời điểm bạn bàn giao toàn bộ nhiệm vụ cho một ai đó với yêu cầu phải hoàn thành công việc như thế nào, bao giờ và ở đâu. Có một lưu ý cho các nhà quản lý cấp cao là nên uỷ thác 90% nhiệm vụ, con số này đối với các nhà quản lý bậc trung là 60% và đối với các nhà quản lý bậc thấp là 30%.

3. Uỷ thác quyền sở hữu

Nằm ở cấp độ trung bình là Uỷ thác quyền sở hữu. Vào năm 1750, 95% dân số châu Âu là người làm ăn kinh doanh riêng lẻ hoặc vừa là nhà quản lý, vừa là chủ công ty. Con số này giảm xuống còn 50% vào năm 1990 và chỉ còn 10% vào năm 1980, nhưng vào năm 1990 lại tăng lên mức 20% và theo chiều hướng như hiện nay, tỷ lệ này sẽ đạt 50% vào giữa thế kỷ 21. Nhìn vào các chỉ số trên, chúng ta thấy việc con người sở hữu công việc của riêng mình đang trở nên tự nhiên hơn, vì vậy, việc bạn trao lại trách nhiệm và quyền sở hữu cho mọi người trong các công việc của họ là điều hoàn toàn hợp lẽ. Khi bạn làm điều đó, bạn cũng đang trao trả lại cho họ niềm kiêu hãnh, lòng tin và cảm giác được tôn trọng, từ đó hiệu suất công việc trong toàn bộ công ty sẽ được nâng cao hơn.

4. Uỷ thác phát triển

Hiện nay, Uỷ thác phát triển đang và sẽ trở thành lựa chọn quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động uỷ thác. Đó là việc uỷ thác những mục tiêu dài hạn với đích đến xa hơn là giúp bạn phát triển thành công một nguồn lực vô giá của mình: đội ngũ nhân viên của bạn. Hình thức ủy thác này có thể trở thành một bộ phận của các quy trình, kế hoạch chính thức và được thực hiện như một phần của các công việc thường ngày của nhà quản lý. Nếu hiệu quả của hình thức này được khai thác và phát triển hợp lý, thì uỷ thác phát triển sẽ trở nên có giá trị nhất trong số các hình thức uỷ thác, đồng thời đóng góp rất lớn vào tất cả các hoạt động quản lý trong công ty.

5. Uỷ thác quản lý

Uỷ thác quản lý nhằm mục đích giữ mối quan hệ lâu bền giữa các cấp điều hành và thừa hành, khi nó liên quan đến việc chuyển cho ai đó trách nhiệm theo dõi và thực hiện một nhiệm vụ nhất định trong khoảng một thời gian nhất định. Đây chính là hình thức ủy thác mà những vị vua cổ xưa đã áp dụng đối với tể tướng của mình, là những gì mà vị tể tướng này thực hiện đối với người đứng đầu các tổ chức, cục, ban trực thuộc và cứ tiếp tục như thế trong chuỗi quản lý. Câu chuyện về Joseph và Pharaoh trong cuốn sách nổi tiếng Genesis (Chúa sáng tạo ra thế giới) đã miêu tả chân thực về mối quan hệ quản lý uỷ thác, trong đó Pharaoh đã nói rất rõ ràng rằng Joseph hoàn toàn có thể phản bác lại ông, bởi vì: “Chỉ có duy nhất trên ngai vàng, tôi (Pharaoh) mới có vị thế hơn anh”.

Có thể nói, uỷ thác công việc là mấu chốt, là trái tim của hoạt động quản lý. Ở một chừng mực nào đó, nó chính là quản lý. Khi bạn lựa chọn đúng người, đúng nhiệm vụ và sử dụng đúng phương cách uỷ thác, thì thành công gần như đã ở trong tầm tay bạn rồi.

Khơi nguồn cảm hứng làm việc cho nhân viên

Trong bất kỳ một công ty nào, sếp phải là người đóng vai trò chủ đạo trong việc khơi dậy nhiệt tình và động lực làm việc cho nhân viên. Dưới đây là một số cách để thúc đẩy cảm hứng làm việc cho nhân viên mà các nhà quản lý nên tham khảo.

1. Thấu hiểu và luôn bày tỏ sự quan tâm tới các vấn đề của nhân viên

Những câu hỏi mà bạn – với vai trò của người quản lý cần lưu tâm: Liệu nhân viên của bạn có hài lòng với công việc và môi trường làm việc hiện tại? Liệu họ có cảm thấy được đánh giá đúng khả năng và được ghi nhận những thành tựu đã đạt được? Để có thể tìm hiểu rõ về những vấn đề đó, bạn cần dành thời gian để giao tiếp và thảo luận với nhân viên. Các cuộc nói chuyện cởi mở thường xuyên có thể gia tăng sự hiểu biết của cả hai bên về nhau: bạn và nhân viên của mình để từ đó bạn tìm ra được những phương pháp thích hợp để thúc đẩy họ.

2. Thông báo một cách rõ ràng về sứ mệnh của công ty

Nếu nhân viên được thông báo một cách rõ ràng về sứ mệnh và các mục tiêu của công ty. Họ sẽ nhận thức rõ được họ cần làm gì để đạt được các mục tiêu đó. Từng nhân viên sẽ có những cách thức hoạt động riêng của mình nhưng để đóng góp tối đa vì sự phát triển của công ty. Nếu bạn truyền đạt tầm nhìn một cách rõ ràng bằng cảm xúc và sự nhiệt tình của mình, đặc biệt hãy nhấn mạnh tới sự khác biệt của từng người, bạn sẽ thu hút được đám đông.

3. Thông báo rộng rãi về các nhóm làm việc không hiệu quả

Nêu gương những nhóm làm việc hiệu quả có thể tăng cường thêm động lực cho cả nhóm. Và điều ngược lại, công khai các nhóm chưa tốt sẽ giúp họ cải thiện tinh thần làm việc cũng như hiệu quả công việc. Tuy nhiên, điều này đòi hỏi sự khéo léo và tinh tế của sếp vì nếu chỉ trích quá mạnh mẽ, thậm chí hạ thấp họ, có thể dẫn tới kết quả tiêu cực.

4. Luôn nỗ lực để làm tấm gương cho toàn bộ nhân viên

Thái độ và cách ứng xử của người lãnh đạo là một yếu tố quyết định cho tinh thần chung của cả tổ chức. Điều này rất dễ hiểu bởi nhân viên cũng thường xuyên để ý tới bạn và họ sẵn sàng cống hiến sức lực của mình nếu bạn chứng tỏ được phẩm chất của một người sếp. Hãy ghi điểm với mọi người bằng sự nhiệt tình và thực tế về những gì đang xảy ra xung quanh bạn. Hãy cố gắng trở thành hình mẫu lí tưởng để nhân viên có thêm động lực tiến lên phía trước.

5. Luôn ứng xử với nhân viên một cách trân trọng

Những hình thức kỉ luật hoặc những lời nhiếc mắng có thể trở thành sức ép để nhân viên làm việc nhưng đôi khi không theo hướng tích cực. Bất cứ mối quan hệ nào cũng phải được xây dựng trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau và trong công việc cũng vậy. Hãy để nhân viên tự nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ thông qua hình thức thảo luận với những lý lẽ thuyết phục của bạn, thay vì sử dụng các phương pháp mang tính chất áp đặt.

6. Tạo cơ hội phát triển cho từng nhân viên

Mọi người sẽ cảm thấy có động lực hơn nếu họ làm việc trong một môi trường nơi họ được thử thách và có cơ hội để đổi mới. Vì thế, hãy cho mọi người cơ hội vận dụng sự sáng tạo của họ. Đồng thời, cũng tạo mọi điều kiện và hỗ trợ khi họ cần tới bạn.

7. Chú tâm tới việc phát triển nhân viên

Bạn hãy biểu thị sự quan tâm của mình tới thành công của nhân viên bằng cách cung cấp các điều kiện để họ phát triển một cách chuyên nghiệp. Hãy đưa ra những góp ý cần thiết và hiệu quả cho sự tiến bộ của nhân viên, giới thiệu sách và bài báo bổ ích, giới thiệu người cố vấn chuyên nghiệp… Ngoài ra, nếu có thể, hãy lập một ngân sách đào tạo thích hợp cho những nhân viên có tiềm năng. Thêm nữa, nhân viên chắc chắn sẽ rất cảm kích và thêm quyết tâm với công việc nếu bạn cho phép họ dành một chút thời gian vào những dự án họ quan tâm kể cả khi họ nằm ngoài trách nhiệm tiêu chuẩn

8. Ghi nhận và khen thưởng thành công của các cá nhân

Nhân viên rất cần sự động viên và ghi nhận công lao làm việc của họ. Vì thế, hãy ghi nhận sự cố gắng và nỗ lực của họ bất cứ khi nào có thể. Quan tâm tới thành công của nhân viên, dù là nhỏ và tổ chức chúc mừng. Hãy cụ thể hóa trong lời ca tụng của bạn để họ biết rằng các hành động nào đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

9. Khen thưởng một cách công bằng

Những phần thưởng có thể tác động không nhỏ tới động lực của nhân viên.Các hình thức như: tăng lương, tặng thưởng cổ phần công ty, thưởng nóng, tăng ngày nghỉ hoặc thăng cấp sẽ được nhân viên đánh giá cao. Tuy nhiên, tất cả những công cụ thúc đẩy nhân viên có thể phản tác dụng nếu chúng không được sử dụng một cách công bằng. Nhân viên thường so sánh khoản mình nhận được với những người khác và sẽ chán nản nếu không thấy tương xứng. Do đó, hãy đảm bảo sự công bằng đối với tất cả nhân viên.

10. Sử dụng đúng người vào đúng việc

Việc này đòi hỏi bạn phải nắm được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên. Từ đó, giao việc cho nhân viên một cách thích hợp và đảm bảo rằng họ nắm vững trách nhiệm của mình một cách rõ ràng.

Cuối cùng, hãy giúp nhân viên cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc. Bằng cách cung cấp những lợi ích giúp nhân viên dễ dàng quan tâm tới bản thân mình, bạn sẽ giúp họ thể hiện tốt hơn trong mọi khía cạnh, cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Ví dụ như thời gian làm việc linh hoạt hơn, thẻ thành viên trong câu lạc bộ thể dục, chương trình hỗ trợ nhân viên…

Nguồn: vietnamlearning.vn

Đừng chần trừ việc khích lệ tinh thần nhân viên trong thời điểm khó khăn

Cho dù doanh số bán hàng có thể giảm sút và việc cắt giảm nhân sự có thể diễn ra trong nay mai, bạn vẫn cần phải đưa ra các biện pháp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong thời điểm này. Việc này tưởng chừng như rất khó khăn bởi việc tạo cảm hứng làm việc nhân viên ở vào những thời điểm kinh doanh thuận lợi đã là điều không dễ đối với các nhà quản lý. Tuy nhiên, biện pháp này rất cần thiết và có thể nói là đóng vai trò then chốt cho sự tồn tại của một doanh nghiệp ở vào thời điểm khủng hoảng như hiện nay.

Daniel Goleman – đồng tác giả của cuốn Primal Leadership (do nhà xuất bản Harvard Business School Press ấn hành năm 2002) cho biết "Tình trạng cắt giảm nhân sự sẽ tạo nên một tâm trạng sợ hãi và lo lắng cho những nhân viên còn lại của công ty. Điều này sẽ ảnh hưởng tới khả năng xử lý thông tin, thực thi các nhiệm vụ và tác động không nhỏ tới ý tưởng sáng tạo của các nhân viên trong công ty”. Vì thế, với trách nhiệm của một nhà quản lý, bạn cần phải giúp nhân viên tạo ra những sự khác biệt để vượt qua những lo lắng đó.

Trong danh sách xếp hạng của tạp chí Fortune năm nay, vị trí số 1 đã thuộc về một công ty có tên là SAS. SAS được biết đến là một công ty tư nhân, hoạt động trong lĩnh vực phần mềm thành công nhất trên thế giới hiện nay. Công ty này luôn duy trì được một mức doanh thu khá cao kể từ khi thành lập cho đến nay. Kết thúc năm 2009, SAS có mức tăng trưởng là 2.2% so với năm 2008. Vậy điều gì đã làm nên điều thần kỳ cho công ty này trong thời điểm khủng hoảng hiện nay.

Jim Goodnight, Giám đốc điều hành của SAS tin rằng nếu bạn đối xử với nhân viên như thể họ đã đạt được những thành tựu nổi bật, họ sẽ làm nên điều thần kỳ để đáp lại sự trân trọng của bạn đã dành cho họ.

Việc khích lệ nhân viên, đặc biệt là trong những thời điểm khó khăn đòi hỏi bạn bản hiểu và sử dụng thành thạo các kỹ năng mềm. Nhân viên cần phải được tái khẳng định về các quyền lợi mà họ được hưởng, từ đó bạn mới có thể khơi lại nguồn cảm hứng làm việc cho họ. Cảm hứng là một yếu tố có khả năng lan truyền rất cao, vì thế bạn phải đặc biệt chú tâm tới các kỹ năng lãnh đạo mang tính chất nhân văn cao hơn so với những thời điểm trước đây.

• Cắt giảm nhân sự là một thực tế đang diễn ra ở nhiều ngành nghề. Nhưng điều quan trọng là bạn giải quyết công việc khó khăn và rất nhạy cảm này ra sao, không chỉ là với những người mà bạn buộc phải cho thôi việc mà còn với những nhân viên vẫn được giữ lại làm việc. Bởi vào thời điểm này, các nhân viên còn được giữ lại làm việc sẽ quan sát rất kỹ cách ứng xử của bạn đối với họ để từ đó sẽ đưa ra những động thái tích cực hoặc tiêu cực trong công việc.
• Đưa ra các thông báo sớm và thường xuyên. Một điều quan trọng mà bạn cần làm là luôn cập nhật thông tin cho nhân viên. Điều này hoàn toàn dễ hiểu bởi không ai thích hoạt động trong một môi trường mà mọi thông tin thực tế đều bị bưng bít và che dấu.

• Nếu bạn đề bạt một nhân viên vào một vị trí mà người đảm nhiệm vị trí đó trước đây mới được cho thôi việc, bạn phải đưa ra được các lý do hợp lý để chứng minh rằng khả năng của họ phù hợp để tiếp nhận vị trí. Đây có thể coi là một hình thức ghi nhận công sức làm việc của nhân viên và điều này có thể sẽ tạo nên sự khác biệt.

Tóm lại, sự tồn tại của một công ty sẽ phụ thuộc rất nhiều vào người lãnh đạo có thấu hiểu được yêu cầu của nhân viên, đồng thời đưa ra được những biện pháp khích lệ họ đểcùng vượt qua thời điểm khó khăn của công ty hay không.

Nguồn: vietnamlearning.vn

Tìm kiếm nhân viên có năng lực: Khó mà dễ

Việc "đãi cát tìm nhân viên" luôn là một vấn đề quan trọng trong chiến lược nhân sự của các công ty. Tuy nhiên, để phát hiện và đánh giá đúng được tiềm năng của những "con rồng" đang ẩn mình trong số các nhân viên của bạn lại là một vấn đề không dễ chút nào. Nếu chỉ dựa trên các báo cáo, có lẽ chẳng bao giờ bạn có thể nhận diện được nhân tài ẩn dật ngay bên cạnh mình. Điều này rất dễ hiểu bởi phần lớn các báo cáo chỉ đánh giá dựa trên những tiêu chí nặng tính hình thức. Do vậy, chúng sẽ không nêu bật được ưu điểm vượt trội hứa hẹn tài năng, sở trường của nhân viên; hoặc ngược lại, quá chú trọng vào điểm yếu mà không chỉ ra cụ thể những điểm yếu nào có thể khắc phục để giúp nhân viên hoàn thiện hơn. Những báo cáo như thế khiến bạn khó kiểm soát khả năng thật sự của các nhân viên, thậm chí tạo tâm lý bất an về chất lượng của đội ngũ nhân viên, khiến quá trình tuyển dụng - sa thải cứ lặp đi lặp lại, gây lãng phí nhân tài và mất ổn định cho sự phát triển của công ty.

Vậy làm thế nào để bạn có thể phát hiện và nuôi dưỡng những nhân viên có triển vọng trong công ty mình?

- Hãy quan sát để phát hiện những sở trường, năng khiếu của nhân viên trong công ty. Điều đó không có nghĩa là bạn, vốn đã bận rộn với trăm ngàn công việc của một giám đốc điều hành, phải đầu tư thời gian để theo dõi sát sao các nhân viên trong hoạt động thường nhật. Nhưng các nhà quản lý luôn có nhiều cách để thâm nhập thực tế như tham quan các địa điểm làm việc, hội ý với các quản lý cấp duới và các đội nhóm… Quan trọng là bạn nên tranh thủ tăng cường tiếp xúc với nhân viên, nói cho họ biết bạn đánh giá cao những ưu điểm nào để họ có thể bộc lộ hết khả năng của mình. Qua giao tiếp, bạn cũng tạo nên mối quan hệ thân mật, hoà đồng với nhân viên nhiều hơn, tạo cho họ tâm lý tốt khi làm việc trong công ty.

- Nhìn nhận, tiếp cận hành động và ý tưởng của nhân viên bằng con mắt chiến lược của nhà quản lý. Nhà phát minh nổi tiếng Thomas Edison đã từng nhìn vào những sợi chỉ khâu để có được ý tưởng về sợi dây tóc bóng đèn. Vậy bạn cũng nên áp dụng lối tiếp cận sáng tạo, vượt qua những quan điểm và nguyên tắc làm việc không còn hợp thời để liên tưởng đến triển vọng và khả năng đặc biệt của nhân viên. Bạn hãy thâu tóm các đặc thù của một nhà quản lý và gắn với các năng khiếu cụ thể để xem những năng khiếu ấy hội tụ ở cá nhân nào trong số các nhân viên của mình. Nếu một nhân viên phòng hành chính luôn gây ấn tượng cho bạn bằng các bản báo cáo chi tiết, chính xác, bạn nên cân nhắc xem, biết đâu nhân viên hành chính này lại phù hợp cho vị trí quản lý dự án tương lai?

- Cần biết lắng nghe nhân viên của mình. Một sự trớ trêu dễ xảy ra trong việc chọn lọc và cất nhắc nhân tài lên vị trí quản lý là việc bạn không nắm rõ tâm nguyện của người đó, để rồi phân công họ vào một nhiệm vụ mới mà họ không say mê chút nào. Dùng người không đúng chỗ sẽ làm giảm hiệu quả thành công, thậm chí thất bại hoàn toàn! Bạn hãy tiến hành một cuộc trưng cầu ý kiến, hay đúng hơn là thu thập những mong muốn của nhân viên mình. Hãy để tự họ nói lên họ có khả năng nhất trong lĩnh vực nào, họ đánh giá sở trường của mình như thế nào và sẽ cống hiến cho tập thể ra sao. Đồng thời, bạn hãy ghi nhận những góp ý của nhân viên về việc xây dựng và phát triển công ty. Nếu thực hiện kỹ lưỡng khâu này, thật sự mở lòng để lắng nghe những ý kiến tâm huyết ấy, bạn sẽ thu thập được rất nhiều thông tin bổ ích cho việc phát triển công ty, cũng như tìm thấy các nhân tài trong tương lai.

- Khi bạn có linh cảm tốt về một nhân viên nào đó, bạn nên trao đổi, tham khảo ý kiến những nhân viên trực tiếp làm việc với anh ta nhằm củng cố niềm tin của bạn về con người này. Tuy nhiên, bạn cần tiến hành hết sức tế nhị và khéo léo, tránh để các nhân viên biết được dụng ý của bạn. Hơn nữa, bạn cũng nên nhận biết thái độ ganh tỵ nhỏ nhen để chọn lọc và bác bỏ ý đồ phủ nhận năng lực của đồng nghiệp trước cấp quản lý.

- Không nên vội đánh giá nhân viên chỉ vì sai lầm của họ. Trong trường hợp một nhân viên mà bạn ưu ái lại liên tục mắc sai lầm, bạn có thể sẽ cân nhắc và phân vân về năng lực của nhân viên đó. Bạn nên dành thời gian để tra cứu lại hồ sơ, CV, xem bản ghi chép hoặc nhớ lại những ấn tượng đầu tiên của bạn về nhân viên ấy. Trao đổi với quản lý cấp dưới để có biện pháp nâng đỡ nhân viên này nhằm giúp anh ta tránh những sai lầm tiếp theo. Như vậy là bạn đã tạo được niềm tin và cơ hội cho nhân viên để họ hoàn thiện bản thân, tiếp tục thể hiện năng lực và cống hiến tốt hơn cho công ty mình. Nhân tài cũng không thể tránh khỏi sai lầm, nhưng nếu họ có thể đứng dậy sau thất bại của ngày hôm nay, họ sẽ vững chãi hơn trên con đường đi đến với thành công trong tương lai.

- Xem sở đoản là sở trường trong một bối cảnh khác! Bạn nên xem xét các sai lầm của một nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau. Với tư duy của một nhà quản lý kinh nghiệm, bạn cần phải phân định được rằng tại sao nhân viên của bạn lại mắc phải lỗi đó? Nó thể hiện đặc điểm nào của nhân viên ấy? Ví dụ về một nhân viên trẻ tuổi trong công ty, chỉ trong một ngày đã trình lên bản kế hoạch sản phẩm được sắp xếp lộn xộn và không theo trình tự nào. Tính cẩu thả của anh ta đáng bị nhắc nhở ngay, nhưng nếu nhìn sâu hơn, bạn có thể thấy đó chính là kỹ năng nắm bắt và tổng hợp thông tin nhanh đến bất ngờ mà các nhân viên khác không có được.

- Nên tạo cơ hội cho các nhân viên được hoán đổi vị trí cho nhau. Bạn hãy thiết lập một chương trình tập sự ngay trong nội bộ công ty mình. Nhân viên có thể hoán đổi vị trí cho nhau, hoặc dành thời gian theo dõi công việc của nhau trong vòng một hoặc vài ngày. Với lối tiếp cận thú vị này, nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi và trao đổi những thông tin hữu ích cho vị trí làm việc của mình. Tuy nhiên, bạn hãy yêu cầu các nhân viên báo cáo nghiêm túc về kết quả, thu hoạch cá nhân sau chương trình thử nghiệm. Bản thu hoạch phải nêu rõ những kinh nghiệm họ đúc kết được từ vị trí mới, kèm theo đó là những ý tưởng đóng góp để xây dựng công việc tốt hơn. Như vậy, bạn có thể phát hiện ra năng lực của nhân viên trong vị trí và vai trò khác nhằm có biện pháp bồi dưỡng, nâng cao giá trị của những nhân viên giỏi thật sự.

Quá trình phát triển của một nhân tài có nhiều nét tương đồng với quy trình trồng tỉa: một hạt giống tốt phải được gieo cấy, ươm mầm, chăm sóc mới có thể cho trái ngọt lành. Tương tự, một nhân viên có tiềm năng, nếu được trợ giúp để vượt qua nhiều giai đoạn thử thách và đào thải của môi trường cạnh tranh, mới có thể vươn lên toả sáng. Trên đây chỉ là những gợi ý mang tính chất tham khảo nhằm giúp bạn phát hiện, tiếp cận những nhân tài còn ở dạng tiềm ẩn trong công ty mình. Họ thật sự là kho báu lớn của công ty bạn đấy!